Vereine haben regelmäßig Kontakt mit dem Notariat, weil die Eintragungen im Ver-einsregister des Amtsgerichtes nur durch notariell beglaubigte Anmeldung erfolgen - dies gilt von der Gründung über Vorstands- und Satzungsänderungen bis zur Auflö-sung des Vereins. Die entsprechenden Beschlüsse fasst die Mitgliederversammlung. Bitte legen Sie im eigenen Interesse - und im Vereinsinteresse - Wert auf die Einhal-tung der gesetzlich vorgegebenen Formalien, auch wenn dies manchmal zu "forma-listisch" erscheinen mag.

Das Vereinregister wurde Anfang 2009 von Euskirchen an das Amtsgericht Bonn übertragen, das nunmehr für die hiesigen Vereine zuständig ist.

Satzungsänderung und Vorstandswahlen
Satzungsänderungen und Vorstandsänderungen müssen in das Vereinsregister ein-getragen werden; die Wiederwahl eines Vorstandsmitglieds in gleicher Funktion muss nicht angemeldet werden. Mit der notariell beglaubigten Anmeldung ist dem Gericht als Nachweis das Protokoll der Mitgliederversammlung, in welcher die ent-sprechenden Beschlüsse gefasst wurden, einzureichen. Bitte beachten Sie die Formalien bezüglich der Einberufung der Mitgliederversammlung und zum Protokollin-halt.

Einberufung der Mitgliederversammlung
Form und Fristen der Einberufung sind häufig in der Vereinssatzung geregelt; meist erfolgt sie durch schriftliche Einladung an die zuletzt bekanntgegebene Anschrift der Vereinsmitglieder. Die Tagesordnung ist beizufügen. Sind Satzungsänderungen geplant, ist der beabsichtigte neue Satzungswortlaut mit der Einladung mitzuteilen!

Protokoll
Das Protokoll hält den Ablauf der Mitgliederversammlung fest, entweder ausführlich oder in Ergebnissen. Protokolle, die zum Vereinsregister einzureichen sind, müssen mindestens enthalten:

o Name des Vereins sowie Ort und Datum der Versammlung
o Namen von Versammlungsleiter und Protokollführer
o Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung
o Feststellung zur Anwesenheit und Beschlussfähigkeit
o Aufzählung der Tagesordnungspunkte und Annahme der Tagesordnung
o zur Abstimmung gestellte Anträge und Art der Abstimmung (z. B. durch Handaufheben)
o gefasste Beschlüsse im Wortlaut und das jeweilige Abstimmungsergebnis
o bei Wahlen die Personalien der Gewählten, die Ämterverteilung und die Annahme der Wahl
o bei Satzungsänderungen den vollständigen Wortlaut der geänderten Bestimmungen
o die Unterschriften, die die Satzung vorschreibt (zumeist: Versammlungsleiter und Schriftführer)



Beispiel für ein Versammlungsprotokoll:

Protokoll der Mitgliederversammlung der KG Narrenzunft gelb-grün e.V.

vom 23.4.2009 im Vereinslokal "Das dicke Fass" in 53879 Euskirchen, Hohle Gasse 7.
Beginn: 20.05 Uhr, Ende 23.14 Uhr
Versammlungsleiter: Hubert Lustig (Vorstandsvorsitzender)
Protokollführer: Rudolf Ratzefummel (Schriftführer)

Der Versammlungsleiter eröffnete die Mitgliederversammlung um 20.05 Uhr und stellte fest, dass die Mitgliederversammlung mit Einladung vom 15.3.2009 ordnungsgemäß einberufen worden ist. Anwesend waren die aus der Anwesenheitsliste erkennbaren Personen. Der Versammlungsleiter stellte die Beschlussfähigkeit der Versammlung fest und gab folgende Tagesordnung bekannt:

TOP 1: Begrüßung
TOP 2: Jahresrückblick und Aussprache über die Vereinsaktivitäten
TOP 3: Wahl des Vorstandes
TOP 4: Satzungsänderung (Neufassung von § 4 der Satzung)
TOP 5: Erhöhung der Mitgliedsbeiträge
TOP 6: Verschiedenes

Die Tagesordnung wurde einstimmig angenommen.

Zu TOP 2 führte der Vorsitzende aus ...

Zu TOP 3 (Vorstandswahlen) Der stellvertretende Vorsitzende, Bert Bierfass, sowie der Schatzmeister, Erhard Schimmelpfennig, standen nicht mehr zur Wiederwahl. Gewählt durch Handaufheben wurden:

- Stefan Brecheisen, geboren am 1.4.1970, wohnhaft Goetheallee 1, 53919 Weilerswist als stellvertretender Vorsitzender mit 15 Ja-Stimmen, 1 Nein-Stimme und 3 Enthaltungen. Er nahm die Wahl an.

- Gerhard Kleinkrämer, geboren am 13.5.1971, wohnhaft Schillerstraße 12, 53894 Mechernich als Schatzmeister mit 18 Ja-Stimmen, 0 Nein-Stimmen und 1 Enthaltung. Er nahm die Wahl an.

Zu TOP 4 (Satzungsänderung) Der Vorsitzende erläuterte die Notwendigkeit der geplanten Satzungsänderung, die im Wortlaut mit der Einladung zur Mitgliederversammlung allen Mitgliedern mitgeteilt worden war,, und stellte folgenden Antrag zur Abstimmung durch Handaufhebung:



§ 4 der Satzung erhält folgenden neuen Wortlaut:
(1) Der Vorstand des Vereins besteht aus dem 1. Vorsitzenden, dem 2. Vorsitzenden, dem Kassierer und dem Schriftführer.
(2) Je zwei Vorstandsmitglieder vertreten den Verein gerichtlich und außergerichtlich gemeinsam.

Der Antrag wurde mit 17 Ja-Stimmen, 0 Nein-Stimmen und 1 Enthaltung angenommen.

Zu TOP 5 (Mitgliedsbeiträge)
Der Vorsitzende erläuterte die angespannte finanzielle Situation des Vereins, welche die geplanten Aktivitäten nicht zulasse und schlug eine Erhöhung der jährlichen Mitgliedsbeiträge auf € 100,00 vor. Nach ausführlicher Diskussion wurde folgender Antrag zur Abstimmung durch Handaufhebung gestellt:

Der jährliche Mitgliedsbeitrag wird auf € 100,00 erhöht.
Der Antrag wurde mit 10 Ja- und 7-Neinstimmen bei 1 Enthaltung angenommen.

Zu TOP 6 (Verschiedenes)
....

Um 23.14 Uhr schloss der Versammlungsleiter die Mitgliederversammlung.

Euskirchen, den 1. Mai 2009

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Hubert Lustig (Versammlungsleiter)

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Rudolf Ratzefummel (Protokollführer)

Vereinsgründung
In der Gründungsversammlung legen die Gründer die Vereinssatzung einstimmig fest. Die Originalsatzung wird datiert und von mindestens sieben Gründungsmitgliedern unterschrieben. Dann wählt die Versammlung den Vorstand des Vereins. Darüber muss ein Protokoll angefertigt werden, das mindestens folgende Punkte enthält:

o den Ort und den Tag der Versammlung
o den Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers
o die gefassten Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse
o Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der gewählten Vorstandsmitglieder
o die Annahme der Wahl durch die Gewählten
o die Unterschriften der Personen, die nach der Vereinssatzung das Protokoll unterzeichnen müssen

Dem Protokoll muss eine Anwesenheitsliste beigefügt werden

Nach der Gründung sollte der Vorstand durch notariell beglaubigte Anmeldung den Verein möglichst zügig zur Eintragung in das Vereinsregister anmelden. Bis zur Eintragung müssen die Mitglieder und alle, die für den Verein handeln, damit rechnen, dass sie persönlich für die Verpflichtungen des Vereins einstehen müssen. Der frisch gewählte Vorstand zeigt ferner die Gründung des Vereins beim zuständigen Finanzamt an. Es empfiehlt sich, die Anerkennung der Gemeinnützigkeit vor der Gründung mit dem Finanzamt abzuklären.

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